Student World

Obecně platí, že když se podíváme na firmy, kde zaměstnancům nešlapou na paty pořádkem posedlí manažeři – tedy jinými slovy na organizace, kde mají lidé možnost volby – zjistíme, že lidé na stolech obvykle mívají nepořádek. Prokazuje to jak námi provedený výzkum, tak profesionální manažeři pořádku. Obzvláště akademické kruhy je možné označit za ničím neomezovaný ráj, pokud jde o nepořádek na pracovních stolech. Učitelé na vysokých školách a univerzitách se mnohdy chovají tak, jako kdyby jim někdo namluvil, že jejich pověst bude přímo úměrná výši hromad na stole a okolo něj. Pracovna jednoho profesora na Columbijské univerzitě začala postupně být natolik přecpaná horami papírů a knih, že škola dotyčnému nakonec přidělila ještě jednu pracovnu, aby se s ním studenti mohli stýkat v relativně příjemném a bezpečném prostředí. Když laureát Nobelovy ceny a profesor ekonomie na Chicagské univerzitě Robert Fogel zjistil, že má na svém stole přespříliš velké hromady knih a písemností, jednoduše za něj umístil druhý, který dnes s prvým soupeří co do výšky hromad. Fogelův kolega na téže škole, chemik Stephen Berry, držitel MacArthurovy ceny, pracuje v prostředí téměř půl metru vysokých hromad, v nichž se některé písemnosti nacházejí již dvě desítky let.
Možná je ohromný nepořádek na stolech typický pro geniální, leč zároveň poněkud potrhlé vědce. Možná by tito lidé byli produktivnější, kdyby se drželi konvenční moudrosti nabádající k pořádku a rozhodli se využít funkčnosti uklizených stolů včetně slibované časové úspory a vyšší efektivity. Ale třebaže vědci zkoumají efektivitu práce (například manželský pár Abigail Sellenová a Richard Harper, přední výzkumní pracovníci firmy Microsoft a autoři knihy Mýtus o kanceláři bez papírů), obvykle dospívají ke zjištění, že neuklizené stoly představují nesmírně funkční prostředí. Že by akademici prostě jen bránili praktiky jiných akademiků? Ve skutečnosti nemusí být člověk génius, aby pochopil, že nepořádek na stole má svůj hluboký smysl.
V prvé řadě jsou tu náklady, které člověk musí vynaložit na to, aby měl na stole pořádek. Aby člověk neměl na stole žádné dokumenty, tedy snad s výjimkou malých hromádek písemností, jež právě došly či byly právě vyřízeny, je třeba všechny přicházející dokumenty buď založit, vyhodit, nebo někomu předat. (Předpokládejme, že z nich nebudete jen vytvářet hromady na podlaze či ve skříni, protože to by se dalo těžko hovořit o pořádku.) Může je vkládat do šanonů a ty umisťovat do skříní na spisy, což vytváří dojem značného pořádku. Každý dokument je ale třeba v tom případě pročíst a vhodným způsobem zařadit tak, abyste jej nalezli, až jej budete potřebovat, a abyste si udrželi přehled o tom, které písemnosti se týkají nedokončené práce a do kdy je třeba tu či onu práci dokončit. A to všechno vás stojí čas.
Další čas je třeba každý den vynakládat na prohledávání šanonů, neboť někdy nemusí být vůbec snadné vzpomenout si, kam byl založen konkrétní dokument, anebo zjistit, kterým dokumentům je třeba momentálně věnovat pozornost. (O tom, jak obtížné je někdy nalézt v systému šanonů konkrétní dokument, si povíme později. Zde uveďme jenom jeden jednoduchý příklad: máte-li dokument s vysokou prioritou a dokument s nízkou prioritou, které se týkají stejného klienta, založíte oba do složky, jež se celá týká onoho klienta, anebo založíte každý zvlášť – jeden do složky, kde jsou věci naléhavé, a druhý do složky pro věci méně naléhavé?) Když (a jestliže) se vám příslušné dokumenty podaří v šanonech nalézt, vyjmete je z nich, položíte na stůl, abyste s nimi mohli pracovat, a pak je zase vrátíte zpátky do šanonů. To, kolik času vám denně zakládání a vyhledávání dokumentů zabere, je ve velké míře ovlivněno tím, jak složitá je vaše práce a s jakým množstvím a jakými typy dokumentů pracujete. V každém případě si ale ukrajujete z času, který máte na vlastní práci.
Anebo můžete využít rady mnohých profesionálních manažerů pořádku, kteří se drží zásady jednorázové práce s dokumenty: ať už je s dokumentem spojen jakýkoli úkol, je třeba jej udělat hned, aby se dokument mohl založit a pustit z hlavy, anebo zahodit či předat dál. Myšlenka pustit se do práce hned, jakmile se objeví, protože ji stejně budete muset dříve či později udělat, zní jako dobrý nápad. Ovšem s tou výjimkou, že ne všechnu práci, která se objeví na vašem stole, je třeba udělat. Většinou se totiž ukáže, že její značnou část lze v klidu ignorovat. A nejen to, určitá její část bude jistě důležitější než zbytek. Budete-li se striktně držet metody jednorázové práce s dokumenty, zjistíte, že věnujete čas formulářům na objednávku kancelářských potřeb a letákům nabízejícím rozličné semináře, i když máte za tři dny odevzdat zprávu, která může průlomovým způsobem ovlivnit vaši kariéru. Metodu jednorázové práce nemusíte samozřejmě uplatňovat důsledně. Určitě není problém, jestliže některé méně důležité dokumenty vezmete a umístíte do rohu stolu, kde budou ležet do té doby, než zmíněnou zprávu dokončíte. Ale i kdyby byl důležitý též nějaký jiný dokument, nemusíte ho vyřídit hned v té vteřině, kdy k vám dorazí, protože byste museli přerušit tok svých myšlenek, takže ho jenom tamhle odsunete… A zase je to tady.
Nepořádek na stole může skrývat systém, jenž umožňuje snadný přístup k dokumentům a zároveň je efektivně třídí podle naléhavosti. Lidé, kteří mají neuklizené stoly, užívají – často nevědomky – různé strategie, které jim umožňují mít potřebné písemnosti a věci po ruce. U nepořádku na stole platí, že naléhavá práce bývá obvykle blízko a nahoře, zatímco věci, které lze ignorovat, bývají kdesi na dně hromad či někde vzadu, což je naprosto logické. Samozřejmě vám určitý čas trvá, než v hromadách na stole vyhrabete dokumenty. Profesionální manažeři pořádku tvrdí, že tím ztratíte od hodiny týdně až k hodině denně. Je-li ale nepořádek na stole udržován v rozumných mezích, budete na tom časově lépe, než kdybyste se snažili udržovat na stole za každou cenu pořádek. Dokumenty, jež nejvíce potřebujete, se totiž samovolně ocitají na takových místech, kde je máte hned po ruce. Podle našeho výzkumu stráví lidé, kteří prohlásili, že na stole udržují „značný pořádek“, hledáním věcí potřebných pro práci o 36 % více času než lidé, kteří podle svého prohlášení mají na stole „spíše nepořádek“. A toto číslo nebere v potaz další čas, který je třeba vynaložit na třídění a zakládání dokumentů či na zpracovávání méně podstatných písemností, aby tak byl na stole udržován pořádek.

Tento text je úryvkem z knihy
Eric Abrahamson, David H. Freedman: Báječný chaos – Skrytý půvab nepořádku

Dokořán 2008
Anotace vydavatele
Za pomoci pestré škály pravdivých příhod a konkrétních případových studií vyvrací tato kniha obecně přijímanou představu, že pevně daný denní program, řád, pořádek a soustavnost jsou klíčem k úspěchu. Na příkladech z oblasti podnikání, výchovy dětí, vaření, boje proti terorismu, obchodu, a dokonce i na příběhu závratné kariéry Arnolda Schwarzeneggera ukazují autoři, že mírně neuspořádané systémy využívají zdroje efektivněji, dospívají k lepším řešením a dají se hůře rozvrátit než systémy organizované důkladně. Tuto myšlenku kniha aplikuje v měřítku malém (pracovní stoly, garáže), i velkém (vláda, společnost), odkrývá všechny oblasti, kde nepořádek může triumfovat nad pořádkem, a pomáhá čtenáři odhadnout správnou míru nepořádku v jakémkoli systému.

Podrobnosti o knize na stránkách vydavatele

autor