Společnost Oki, specialista na tištěnou podnikovou komunikaci, se připojuje ke stále sílícím hlasům, že naplnění konceptu bezpapírové kanceláře je v nedohlednu. Celých 81 % ekonomických a IT novinářů z různých částí Evropy, kteří se shromáždili na pan-evropské konferenci společnosti Oki v Berlíně, souhlasilo se závěrem, že bezpapírová kancelář se možná dokonce nikdy neuskuteční.
Rozsáhlé výzkumy z konce 80. let a počátku 90. let minulého století naznačovaly, že kancelář bez papíru je bezprostředně za dveřmi. Nicméně idealizovaná „bezpapírová“ kancelář, kde jsou všechny informace uloženy a přenášeny elektronicky, zůstala vizí, která má k realitě stále velmi daleko.
Technologie elektronické komunikace skutečně proměňují jak způsob práce, tak i prostředí, kde pracujeme. Podle předpokladů se měla souběžně s globálním zaváděním elektronických formátů dokumentů zvyšovat rychlost podnikání a klesat celková spotřeba papíru.
Zatímco vývoj technologií v podnikovém prostředí skutečně přinesl vyšší rychlost podnikání, ke snižování spotřeby papíru však nevedl. Podle všeho se lidé pouze přesunuli od starého modelu „vytisknout a distribuovat“ k novému, mnohem flexibilnějšímu modelu „distribuovat a vytisknout“. Již se málokdy setkáme s tím, kdy jeden vytištěný dokument koluje po kanceláři. Dnes se rozešle v elektronické podobě a ti, kdo potřebují, si jej vytisknou.
Nikomu se nepodařilo přesně odhadnout vliv Internetu, elektronické pošty, digitálních asistentů a kalendářů na množství dokumentů, které lidé mají a které potřebují vytisknout. Například jedna nedávná studie Kalifornské University z Berkeley odhalila, že celkový objem tištěných materiálů se mezi lety 1999 a 2002 zvýšil o ohromujících 36 %. Navíc
i nyní dochází v meziročním srovnání ke stálému zvyšování spotřeby papíru, v některých společnostech dosahuje nárůst 6 až 8 % (zdroj: www.xplor.org).
Tato nová studie dokazuje, že tištěné dokumenty jsou stále nedílnou součástí podnikových informačních systémů. Důvodů je jistě celá řada. Jedním z jasných vysvětlení je koncept Sellenové a Harpera o „dostupnosti“ papírové kanceláře (z knihy Mýtus bezpapírové kanceláře, ‘The Myth of the Paperless Office’ od Abigail Sellenové a Richarda Harpera). Tento koncept rozebírá fyzické vlastnosti papíru (je tenký, lehký, pórovitý, lesklý a měkký), které působí, že se lidé papíru rádi dotýkají a pracují s ním. Jednoduše řečeno, lidé mají rádi hmatatelné věci. Mezi další důvody může patřit to, že se vytištěné dokumenty lépe čtou, lépe se v nich orientuje a lze do nich snadno dělat poznámky.
Snížení nákladů na tisk, ke kterému došlo v posledních letech, jak z hlediska pořizovacích, tak i provozních nákladů, může být dalším vysvětlením nárůstu počtu výtisků. Firmy se proto méně zabývají celkovým množstvím tištěných dokumentů. Podle společnosti Gartner ve skutečnosti pouze 45 % firem sleduje využití tiskáren. Na vysoké dostupnosti tisku se bezesporu podílí i uvedení vysoce kvalitních tiskáren „dvě v jednom“ s cenově dostupným černobílým i barevných tiskem.
Vedle nižších nákladů dochází rovněž k dramatickému nárůstu kvality tisku. Mnohé společnosti musely ještě donedávna zadávat tisk plakátů, vizitek či většího množství rozsáhlých dokumentů specializovaným firmám. Nyní však díky moderním tiskárnám a jednoduché obsluze si mohou plnobarevný a kvalitní tisk těchto materiálů zajistit sami.
Ing. Andrej Magyar, CSc., generální ředitel Oki Systems (Czech and Slovak) k tomu říká: „Velké mezinárodní společnosti zcela evidentně neomezují množství tištěných materiálů, jak se dříve očekávalo. Spíše opak je pravdou. Stále větší dostupnost tisku, dnes zvláště na vysoce kvalitních barevných tiskárnách, firmám umožňuje bezproblémový tisk bez přílišného zatěžování rozpočtu.“
